Co właściwie kupujesz?
Licencja daje dostęp do funkcji określonej edycji. Wdrożenie ma sprawić, że handlowiec po otwarciu konkretnej szansy wie, kto prowadzi rozmowę, co klient już ustalił i kiedy trzeba wrócić z odpowiedzią. Te dwa zakupy mają różne jednostki rozliczenia: użytkowników i okres subskrypcji z jednej strony, uzgodniony zakres prac z drugiej.
Porównując oferty, poproś o trzy osobne kwoty: uruchomienie, korzystanie z systemu przez rok i opiekę po starcie. Ustal też, czy przygotowanie danych wykonuje dostawca, czy twój zespół. Dwie oferty mogą mieć tę samą cenę i nakładać na ciebie zupełnie inną ilość pracy.
Jak policzyć budżet na konkretnym przykładzie?
Załóżmy jeden lejek sprzedaży, jeden formularz, import z uporządkowanego arkusza oraz szkolenie. Poniższy podział pozwala zobaczyć, co wypadnie z oferty, jeśli porównujesz tylko liczbę godzin konfiguracji.
| Zakres | Nakład przykładowy | Koszt netto przy 200 zł/h |
|---|---|---|
| Uzgodnienie etapów i pól | 6 godzin | 1 200 zł |
| Konfiguracja lejka, ról i formularza | 14 godzin | 2 800 zł |
| Mapowanie danych i próbny import | 10 godzin | 2 000 zł |
| Testy z handlowcami i szkolenie | 10 godzin | 2 000 zł |
Jeżeli dostęp potrzebny jest pięciu osobom, do 8 000 zł dodaj cenę wybranej licencji na użytkownika × 5 × 12 miesięcy, przy jednakowej cenie miesięcznej. Sprawdź wariant rozliczeń, walutę, podatki i ewentualne dodatki w aktualnym cenniku Zoho. W wyliczeniu nie ma synchronizacji z księgowością, przeniesienia załączników ani późniejszego wsparcia. Nie traktuj go jako średniej rynkowej.
Dlaczego drugi formularz czasem kosztuje więcej niż pierwszy?
Na stronie Webiee formularze mają polską i angielską wersję. Tłumaczymy etykiety dla użytkownika, lecz zachowujemy techniczne nazwy pól i wartości opcji rozpoznawane przez Zoho. Osobno ustawiamy właściwą stronę podziękowania. Samo skopiowanie wyglądu formularza nie załatwia więc integracji: trzeba sprawdzić mapowanie, zgody i oba zakończenia ścieżki.
Podobna różnica pojawia się przy migracji. Import listy kontaktów to inna praca niż odtworzenie relacji między firmami, osobami, szansami i historią rozmów. Poproś dostawcę o próbę na reprezentatywnych danych, zanim wpisze migrację w ofertę jako jedną pozycję.
Co wysłać, żeby otrzymać porównywalne wyceny?
Opisz jeden proces od zapytania do decyzji klienta. Podaj liczbę użytkowników i ich role, źródła i przybliżoną liczbę rekordów, potrzebne integracje oraz warunek odbioru. Dobry warunek brzmi: „Po wysłaniu formularza zapytanie ma właściciela, a handlowiec widzi zadanie z terminem”. Dzięki temu obie strony wiedzą, co zademonstrować przed odbiorem.
Jeżeli nie wiadomo jeszcze, jak wydobyć historię z poprzedniego systemu, wydziel próbę migracji jako osobny etap. Ustalony z góry koszt konfiguracji nie odpowie na pytanie, czego nie można wyeksportować. Tak rozdzielamy zakres na naszej stronie wdrożeń Zoho. Przed rozmową możesz też przejść przez listę przygotowań do CRM.